martes, 4 de noviembre de 2008

TABLAS DINÁMICAS

Concepto

Una tabla dinámica nos permite modificar el aspecto de una lista de elementos de una forma más fácil, cómoda y resumida. Además, podemos modificar su aspecto y mover campos de lugar.


Es un hecho bastante común manejar pequeñas bases de batos en Excel. Por lo general se trata de tablas de hasta mil o dos mil líneas y hasta unas 10 o 15 columnas. Excel ofrece mucha flexibilidad y es muy fácil montar este tipo de base de datos. Hay muchas consideraciones que hacer sobre este tema, pero en esta entrada nos limitaremos a los aspectos prácticos.Una de las mejores funcionalidades de Excel son las tablas pívot, llamadas tablas dinámicas en la versión en español.


Como se Crea una Tabla Dinámica
Para crear tablas dinámicas hemos de tener previamente una tabla de datos preparada y posteriormente acceder a Datos – Asistente para tablas dinámicas.

Para comenzar a practicar, crea la siguiente tabla de datos:


- Selecciona toda la tabla y accede a Datos – Asistente para tablas dinámicas.

En primer lugar aparece una pantalla que representa el primer paso en el asistente para tablas dinámicas. Aceptaremos la tabla que hay en pantalla.

- Pulsa en Siguiente.
- Acepta el rango pulsando en Siguiente.

En el siguiente paso, Excel nos muestra la pantalla de diseño de la tabla. Los campos del origen de los datos están situados en la parte derecha del cuadro de diálogo. Aquí veremos la estructura final que tendrá la tabla. Lo que hay que hacer es "arrastrar" los campos de la derecha hacia la posición deseada en el interior de la tabla.

- Arrastra los campos de la parte derecha según se ve en la ilustración:


Como último paso, Excel nos propone crear la tabla en la misma hoja de trabajo a partir de una celda determinada, o bien en una hoja completamente nueva

Observa el resultado de la tabla dinámica. Hemos diseñado la estructura para que nos muestre los productos en su parte izquierda, los meses en columnas, y además, el precio de cada producto en la intersección de la columna.

Observa también que se han calculado los totales por productos y por meses.

Si modificamos algún dato de la tabla original, podemos actualizar la tabla dinámica desde la opción Datos – Actualizar datos siempre que el cursor esté en el interior de la tabla dinámica.

Al actualizar una tabla, Excel compara los datos originales. Pero si se han añadido nuevas filas, tendremos que indicar el nuevo rango accediendo al paso 2 del Asistente. Esto podemos hacerlo accediendo nuevamente a Datos – Asistente para tablas dinámicas y volviendo atrás un paso.

Es posible que al terminar de diseñar la tabla dinámica nos interese ocultar algún subtotal calculado. Si es así, debemos pulsar doble click en el campo gris que representa el nombre de algún campo, y en el cuadro de diálogo que aparece, elegir la opción Ninguno. Desde este mismo cuadro podemos también cambiar el tipo de cálculo.

Es posible también mover los campos de sitio simplemente arrastrando su botón gris hacia otra posición. Por ejemplo, puede ser que queramos ver la tabla con la disposición de los campos al revés, es decir, los productos en columnas y los meses en filas.



Si no está al crear la tabla, podemos activar la visualización de la barra de herramientas para tablas dinámicas (Ver- Barras de herramientas – Tablas dinámicas).
Desde aquí podemos realizar operaciones de actualización, selección de campos, ocultar, resumir, agrupar, etc. Puedes practicar sin miedo los diferentes botones de la barra.



Ejemplo Aplicativo

Supongamos que tenemos esta tabla (que será nuestra "base de datos") de ventas de agentes. En cada línea aparece el nombre del agente, el mes, el año, el monto de ventas



Para generar una tabla dinámica (tabla pívot o pívot table en su versión inglesa), activamos el menú Datos--->Informe de tablas y gráficos dinámicos




Se abre un diálogo de tres pasos para construir la tabla dinámica



En el primer paso, en nuestro ejemplo, elegimos la alternativa más sencilla (y la más común), "lista o base de datos de Microsoft Excel", es decir que los datos s encuentran en una hoja de Excel (en el mismo cuaderno o en otro),


En el segundo paso




Debemos señalar la ubicación del rango de datos.

En una próxima nota veremos como construir una referencia dinámica para este rango,

En el tercer y último paso debemos decir a Excel dónde poner la tabla dinámica



En nuestro caso utilizamos le existente Hoja 2, señalando la celda A1


Excel abre una plantilla vacía donde construiremos nuestra tabla dinámica



Los elementos con los cuales construimos la tabla (llamados dimensiones y medidas), aparecen en el cuadro pequeño a la derecha de la plantilla (lista de campos de tabla...).
Todo lo que hay que hacer es arrastrar estos elementos al lugar donde queremos que aparezcan en la tabla. Naturalmente el elemento "ventas" lo pondremos en el área de datos.

La palabra "campos" que aparece en la zona de filas y de columnas se refiere a los encabezamientos de las columnas en nuestra "base de datos".

Por ejemplo en esta tabla



Hemos ubicado los campos "año" y "mes" en la zona de las filas y el campo "nombre" en la zona de las columnas.Si queremos cambiar la disposición de la tabla dinámica, todo lo que hay que hacer es arrastrar los campos fuera de la tabla y disponerlos de otra manera.Por ejemplo, para comparar los totales de ventas por agente y por año, ponemos el campo "nombre" en la zona de las filas y el campo "año" en la zona de las columnas





Otros elementos que debemos conocer:

1 – la barra de herramientas de las tablas dinámicas





En esta nota sólo nos referiremos icono "actualizar datos" (el signo de exclamación "!"). Por definición las tablas dinámicas no se actualizan con los cambios en la base de datos. Para actualizar la tabla debemos pulsar el icono "!".

2 – Al apretar el botón derecho del mouse, cuando el cursor se encuentra en la zona de la tabla dinámica, se abre un menú.

Aquí nos referiremos sólo al menú "configuración de campo". En lugar de actualizar la referencia manualmente, podemos utilizar las referencias dinámicas ya expuestas, técnica que es muy utilizada por la mayoria de las empresas.